Co daje nam system rejestracyjny, prócz samej rejestracji?

0

System rejestracji uczestników eventu to pojęcie bardzo ogólne zwłaszcza, że w większości przypadków nie kryje się pod nim jedynie narzędzie służące tylko przyjmowaniu zgłoszeń.

Praca event managera wymaga wiedzy i umiejętności kontroli wielu równolegle przebiegających procesów, które złożą się na jeden, spójny efekt końcowy. Zapewnienie wartości merytorycznej, logistyka, oprawa wizualna, promocja eventu, sprzedaż wejściówek, obsługa gości na miejscu, badanie opinii oraz szereg innych zagadnień konsumuje mnóstwo czasu, wymaga stałej kontroli i skutecznej komunikacji. Bardzo często zmienne warunki wymagają od organizatora szybkich decyzji, a te podejmować jest bardzo trudno, gdy nie posiadamy kompletu informacji.

Znajomość potrzeb organizatorów wydarzeń, cyklu ich pracy, trudności z jakimi się zmagają pozwoliła niektórym dostawcom systemów rejestracji uczestników na rozbudowanie ich rozwiązań o dodatkowe funkcje. System zaprojektowany przez samych programistów jest najczęściej systemem… dla programistów. Najlepszym źródłem pomysłów na najlepsze funkcje są właśnie organizatorzy eventów.

Absolutne minimum

Każdy dobrze zaprojektowany system rejestracji oferuje nam możliwość wglądu w statystykę i szybki dostęp do raportów zawierających kompletną informację o uczestnikach, ich preferencjach oraz rozliczeniach, jeśli prowadzimy sprzedaż wejściówek. To absolutne minimum spełnia każde z dostępnych na rynku rozwiązań. Nie każde rozwiązanie wesprze jednak procesy powiązane z rejestracją, takie jak choćby:

  • fakturowanie sprzedaży,
  • komunikacja z uczestnikami,
  • budowa responsywnej strony wydarzenia,
  • ankietowanie,
  • personalizacja biletów, identyfikatorów i innych dokumentów,
  • obsługa recepcji,
  • kontrola dostępu.

Oszczędzaj czas dzięki automatyzacji

Przyjmowanie płatności różnymi kanałami (przelewy, szybkie przelewy lub karty kredytowe) to dość powszechna praktyka, lecz automatyzacja generowania i wysyłki elektronicznych dokumentów w postaci faktur lub rachunków to przede wszystkim ogromna oszczędność czasu. Upewnij się czy interesujący Cię system rejestracji uczestników pozwala na automatyzację tego procesu.

Komunikuj się z uczestnikami eventu

Zaproszenia, newslettery, powiadomienia, przypomnienia – wszystkie te komunikaty można wysyłać za pomocą aplikacji przeznaczonych do masowej wysyłki wiadomości e-mail takiej jak GetResponse czy FreshMail. Wymaga to jednak eksportu rekordów z systemu rejestracji i importu do bazy platformy mailingowej. Część systemów rejestracji posiada jednak wbudowane funkcje obsługujące komunikację z uczestnikami. Poza obsługą masowych wiadomości e-mail można znaleźć także rozwiązania oferujące obsługę wysyłki SMSów. Wyobraź sobie, że uczestnik którego właśnie powitano na stanowisku recepcyjnym otrzymuje powitalny SMS z linkiem do agendy opublikowanej na stronie wydarzenia.

Promuj wydarzenie z dedykowaną stroną internetową

Niektóre systemy rejestracji oferują także mniej lub bardziej rozbudowaną powłokę informacyjną w postaci wbudowanej strony internetowej. Najlepszym rozwiązaniem jest jednak strona responsywna, czyli zaprojektowana tak, by jej wygląd automatycznie skalował się do rozmiaru urządzenia, za pomocą którego odwiedzamy stronę (np. tablet, smartfon). Taka strona w dużej mierze może zastąpić dedykowaną aplikację mobilną, w dodatku bez konieczności pobierania i instalowania czegokolwiek na naszym telefonie. Na łamach strony możemy poza formularzem rejestracyjnym, agendą, prezentacją prelegentów, mapą Google, licznikiem czasu pozostałego do wydarzenia i aktualnościami opublikować formularz ankiety.

Badaj opinie lub zorganizuj konkurs

Część systemów rejestracji oferuje, niezależny od procesu przyjmowania zgłoszeń na wydarzenie, mechanizm przyjmowania zgłoszeń ankietowych. To osobny formularz, za pomocą którego możemy poznać opinie uczestników, przeprowadzić głosowania, przyjmować zgłoszenia konkursowe lub prac naukowych w przypadku konferencji naukowych. Systemy rejestracji oferujące taką funkcję posiadają najczęściej również mechanizm umożliwiający moderację zgłoszeń przez wyznaczonych recenzentów. Wykorzystanie rozwiązania zintegrowanego pozwoli Ci uniknąć zastosowania kolejnej aplikacji zewnętrznej i przyspieszy czas potrzebny na wdrożenie formularzy oraz dalsze procesowanie zebranych danych.

Personalizuj nie tylko bilety

Bilety, identyfikatory, certyfikaty to dokumenty, które należy spersonalizować i dostarczyć uczestnikom na różnych etapach obsługi wydarzenia. System rejestracji może pomóc także w procesie przygotowania projektu, personalizacji i przygotowania takich dokumentów do druku – przed wydarzeniem lub na miejscu. W większości przypadków dokumenty generowane przez systemu rejestracji będą możliwe do pobrania w formacie PDF, lecz część systemów umożliwia także ich wysyłkę jako załącznik w mailu, bezpośrednio do zarejestrowanego w systemie uczestnika. Tak właśnie powinna odbywać się dystrybucja biletów – oszczędzi nam mnóstwo czasu i kosztów wysyłki dokumentów drukowanych.

Powitaj gości na miejscu

Z pewnością popularnym rozwiązaniem jest wydruk listy gości i wyposażenie hostess w arkusze, na których oznaczać będą obecność kolejnych przybyłych. Wielu organizatorów zdecydowało się jednak na bardziej efektywne i eleganckie rozwiązanie. Mowa o zintegrowanej z systemem rejestracji funkcji umożliwiającej automatyzację pracy stanowisk recepcyjnych. Hostessy zamiast notować na papierowych listach obecność każdego z przybyłych uczestników mogą skanować kody QR wydrukowane na biletach. Jeśli stanowiska recepcyjne wyposażone zostały także w drukarki to taka funkcjonalność może zautomatyzować nie tylko odnotowanie obecności, lecz także druk identyfikatora. Takie rozwiązanie pozwoli Ci uniknąć kolejek poprzez znaczne przyspieszenie obsługi gości.

Gdzie są uczestnicy?

Organizatorzy niektórych wydarzeń potrzebują z różnych powodów informacji o tym:

  • która z prelekcji cieszyła się największym zainteresowaniem,
  • jak długo uczestnicy przebywali na sali (czy dotrwali do końca sesji),
  • czy skorzystali z cateringu w hotelowej restauracji,
  • czy pobrali zestaw do tłumaczeń symultanicznych.

Takie informacje można zbierać korzystając z funkcji umożliwiających kontrolę dostępu. Niektóre systemy rejestracji posiadają taki mechanizm wbudowany. Podobnie jak automatyzacja stanowisk recepcyjnych wymaga on zastosowania skanowania kodów QR (lub kreskowych). Dzięki niemu zyskujemy pełną kontrolę nad migracją uczestników i ich prawami dostępu do wybranych stref lub usług.

Podsumowanie

Rejestracja uczestników to najważniejszy proces, lecz korzystając z systemu rejestracji rozbudowanego o szereg funkcji, które ułatwią nam inne procesy, niektórzy organizatorzy dochodzą do wniosku, że jest ona… tylko dodatkiem. Tak dzieje się w przypadku wielu obsługiwanych za pomocą systemu rejestracji uczestników CONREGO eventów korporacyjnych. Organizatorzy posiadają bazę uczestników (np. listę z działu HR) jeszcze zanim podejmą decyzję o terminie i lokalizacji eventu. Gotową bazę gości importują więc kilkoma kliknięciami do bazy systemu rejestracji i mogą natychmiast wysyłać elektroniczne zaproszenia, generować wejściówki oraz oznaczać obecność przybyłych na event uczestników.

Dobrze zaprojektowany system rejestracji to rozwiązanie zaprojektowane w oparciu o doświadczenia wielu event managerów. Tym bardziej ważny jest dostatecznie długi czas dojrzewania produktu na rynku i rozwojowe nastawienie dostawcy. Zanim podejmiesz decyzję o wyborze konkretnego produktu poświęć czas na analizę różnych rozwiązań, dopytaj o szczegóły, przetestuj wersje demonstracyjne, weź udział w choćby krótkim szkoleniu. Wiedza, którą zdobędziesz, pozwoli Ci uniknąć błędów, zwiększy Twoją świadomość i zainspiruje Cię do rozwiązań, które zostały już sprawdzone.

Autor: Tomasz Chrościechowski, założyciel CONREGO

Udostępnij.

Napisz odpowiedź