Jak sprowadzić artystę zagranicznego na twój event?

0

Podpowiem, jakie są najlepsze i skuteczne metody dokonania bookingu zagranicznego artysty, a następnie realizacji jego koncertu na evencie w Polsce. Zacznijmy od przypomnienia podstawowych, bardzo specyficznych zasad, którymi rządzi się rynek międzynarodowego kontraktowania gwiazd o światowej renomie.

Ile to kosztuje?

Stawki artystów zagranicznych są oczywiście rozmaite. W praktyce nie można się spodziewać rozpoznawalnych gwiazd światowych poniżej 50 tys. Euro. Tańsi są jedynie niektórzy, nieliczni artyści popularni w Polsce w latach 80. Większe gwiazdy to wydatek powyżej 100 tys. Euro. Z czego, te duże to rzadko wydatek poniżej 200 tys. Euro. Największe gwiazdy, o ile w ogóle dostępne, to średnio koszt ok. 1 mln USD. Na tę kwotę składają się wszystkie składowe osobowe ekipy kontraktowanej gwiazdy, nie tylko jej własne honorarium, nie tylko jej zespołu – ekipy te, po części techniczne, liczą od ok. 10-12 do 35 osób. Dodatkowo, kalkulując taki udział gwiazdy, nie zapominajmy o dodatkowych kosztach, często są to koszty podróży międzynarodowej (bywa, że kalkulowane jest to w ramach honorarium artysty), koszty transportu lokalnego, hotele, wyżywienie, dodatkowa ochrona, a także koszty ridera (wymagania techniczne dotyczące nagłośnienia, backline’u, oświetlenia, sceny, garderoby etc.). Częścią ridera jest także „hospitality rider” określający np.. Wygląd i specjalne udogodnienia w garderobach, pokojach hotelowych czy podczas posiłków. Nie zapominajmy także o prowizji agencji bookującej, chociaż często – w zależności od agencji – mogą się one zawierać już w cenie honorarium artysty.

Przede wszystkim nie istnieje jeden cennik i z góry ustalony poziom honorariów, poza nielicznymi przypadkami starszych i najsłabiej wycenianych artystów. Natomiast wymagane jest złożenie tzw. oficjalnej oferty finansowej artyście lub agentowi artysty. Gażę za koncert interesującej nas gwiazdy, w konkretnym dniu i na danym terytorium, poznać możemy dopiero, gdy złożona przez nas oferta zostanie zaakceptowana. W przypadku odrzucenia oferty, można ewentualnie złożyć kolejną, oczywiście z wyższą stawką. Jeśli oferta zostanie zaakceptowana i przyjęta, promotor jest zobowiązany do podpisania kontraktu i zrealizowania wydarzenia. Dlatego ta procedura determinuje konieczność uprzedniego, formalnego porozumienia się ze zleceniodawcą, zanim zostanie złożona wiążąca oferta. Porozumienie się z klientem musi zawierać upoważnienie promotora do przedłożenia artyście lub agentowi artysty oficjalnego zobowiązania finansowego do ustalonej między stronami kwoty. A zatem, by skutecznie zarezerwować termin i zakontraktować wybraną gwiazdę, niezbędne jest otrzymanie przez promotora oficjalnego i wiążącego finansowo zlecenia bookingu od agencji eventowej albo – co nawet lepsze i bezpieczniejsze – bezpośrednio od klienta.

Mogą Państwo zapytać: No dobrze, przyjmując, że powyższe reguły są święte (a proszę mi wierzyć, że są), w jaki sposób możemy wraz z naszym klientem podjąć wstępną decyzję co do wyboru gwiazdy na event, skoro nie znamy wysokości jej wynagrodzenia, jeśli nie złożymy jej finalnej i wiążącej oferty? Na to nie ma dobrej odpowiedzi, ale jedno sprawdza się na pewno. Przy takich projektach należy po prostu pracować z jak najbardziej doświadczonym partnerem. Dzięki jego kompetencjom, a po częstokroć także dzięki jego intuicji, możliwe jest, że szacunkowy poziom wynagrodzenia, jaki Państwu wcześniej poda, sprawdzi się podczas powyższej procedury złożenia oficjalnej, wiążącej już oferty. Po drugie, w przypadku solidnego partnera, mamy szansę dzięki niemu uzyskać odpowiedź od agenta artysty – zazwyczaj udzielana jest bardzo niechętnie, a już nigdy nieznajomemu pytającemu – jaka jest najniższa stawka, która wchodzi w grę. Czyli jaka jest minimalna kwota, która gwarantuje, że oferta w ogóle będzie rozpatrywana przez danego artystę.

Wybór agencji bookingowej

Zastanawiając się, jakiej agencji szukamy, warto odpowiedzieć sobie na pytanie, czego chcemy, co wiemy o projekcie, do którego szukamy artysty zagranicznego i co może zaproponować nam partner zewnętrzny. Aby przygotować się do procesu szukania partnera, warto określić:

  • jaki rodzaj imprezy planujemy (zamknięty, biletowany),
  • kogo szukamy (rodzaj muzyki),
  • w jakim terminie (konkretna data),
  • jakim dysponujemy budżetem (widełki finansowe „od-do”),
  • w jakim miejscu chcemy, aby odbyło się wydarzenie (miasto, rodzaj obiektu, liczba uczestników).

Warto odpowiedzieć też sobie na pytanie, czy wszystkie kwestie produkcyjne będą po Państwa stronie i wreszcie, jaka będzie formuła współpracy (czy bezpośrednio z klientem). Przykładowe zapytanie ofertowe, porządkujące nasze myślenie o projekcie, a także więcej na temat bookingu gwiazd zagranicznych, można znaleźć pod linkiem.

Woody Allen And His New Orlean Jazz Band w Sali Kongresowej Orange Music Fot. Sportografia.pl dla STX Music Solutions / STX Jamboree Event Manager News

Woody Allen And His New Orlean Jazz Band w Sali Kongresowej Orange Music Fot. Sportografia.pl dla STX Music Solutions / STX Jamboree

Metody sprowadzania artystów

A teraz przyjrzyjmy się, z jakimi trzema głównymi metodami sprowadzania artystów zagranicznych przez agencje eventowe mamy do czynienia w Polsce w ostatnich latach. Przeanalizujmy dokładniej zalety i wady tych rozwiązań.
Pierwsza, mam wrażenie najpowszechniejsza i najbardziej zawodna metoda, to działanie własne, czyli po wysłuchaniu oczekiwań klienta, sami wyszukujemy potencjalne gwiazdy. W necie znajdujemy agentów reprezentujących danego artystę i próbujemy go zakontraktować. Przy odrobinie szczęścia – sami zajmujemy się koordynacją projektu. Podstawowych minusów tego rozwiązania jest kilka. Pierwsza faza takiego działania wiąże się z dużą szansą na przeoczenie cennych i możliwych do zrealizowania pomysłów artystycznych. Albowiem jedynie pozornie wydaje się, i klientowi, i nam samym, że wiemy, który artysta będzie pasował do eventu. Rozwiązań jest zwykle wielokrotnie więcej i najczęściej niepotrzebnie zawężamy grono artystów. Kolejny etap to booking. I tu pojawia się kolejna przeszkoda. O ile można sobie wyobrazić, że kontraktowanie gwiazd z lat 80. nie powinno być problemem, o tyle 95% zagranicznych artystów, w tym wszystkie aktualne gwiazdy, prowadzi swoje sprawy za pośrednictwem profesjonalnych agencji bookingowych, najczęściej operujących z Londynu (także w przypadku artystów amerykańskich). Rzadziej spotykamy się z innymi europejskimi agentami – francuskich, niemieckich, hiszpańskich czy skandynawskich artystów. W przypadku zawodowych agencji bookingowych, szczególnie tych angielskich, nie ma możliwości współpracy z niesprawdzonymi partnerami na świecie. Na każdym terytorium istnieje szereg promotorów koncertowych, którzy po to, by funkcjonować na rynku międzynarodowego bookingu gwiazd, musieli wykazać się wieloletnim doświadczeniem, odpowiednim portfolio, uczestniczyć w międzynarodowych konferencjach promotorów itp. Tacy partnerzy dostają od ręki cenne informacje, z takimi partnerami najchętniej robi się biznesy na rynku muzycznym. Oczywiście zawsze musi być ten pierwszy raz. Dlatego część agentów daje szansę na debiut nowego podmiotu w danym kraju. Jednak dotyczy to wyłącznie potencjalnych, lokalnych partnerów, znających reguły rynkowe, zdeterminowanych i rzeczywiście wiążących swoją przyszłość z profesjonalnym promotingiem. No i wreszcie, należy zdawać sobie sprawę, że także etap realizacji koncertu wiąże się z wieloma ryzykami. Wbrew pozorom nie wystarczy jedynie wypełnić kontrakt, aby artysta zagraniczny czuł się pewnie i bezpiecznie podczas koncertu. Aby tak się stało, trzeba wiedzieć, jakie są zagrożenia i systematycznie je eliminować. Know–how związany z goszczeniem artysty zagranicznego to osobny temat.

Druga, najczęściej stosowana metoda sprowadzenia zagranicznego artysty, to pośrednictwo sprawdzonego podwykonawcy, który profesjonalnie zajmuje się kontraktowaniem gwiazd zza granicy. Zdecydowanym plusem w tym przypadku jest uniknięcie mankamentów opisanych w pierwszym, wyżej wymienionym wariancie. W miażdżącej większości przypadków jest to za każdym razem ten sam podmiot. Na zasadzie – skoro udało się ostatnim razem – zapytamy ponownie. Chętnie wracamy do tych, z którymi już pracowaliśmy. Co nie zawsze jest dobre. Nie poznajemy spektrum możliwości rynku. Wg moich obserwacji, stosując tę metodę, wszystko zależy od wyboru agencji pośredniczącej. Albowiem często nadal nie do końca wykorzystujemy rozmaitość świata gwiazd muzycznych reprezentujących różne gatunki.
Po częstokroć wybierani są też nie promotorzy koncertowi, ale wytwórnie muzyczne. Do niedawna firmy fonograficzne nie zajmowały się taką usługą. W ostatnich latach spowodował to kryzys sprzedaży płyt. Z powodów ekonomicznych wytwórnie poszerzyły swoje usługi o ten segment. Podstawowym mankamentem przy takim wyborze jest fakt, że wytwórnia ogranicza się wyłącznie do artystów z własnego portfolio. A przecież w każdym gatunku muzycznym istnieje kilka razy więcej artystów, którzy mogliby być wzięci pod uwagę.
Ponadto pracownicy firm płytowych nie są wykwalifikowanymi promotorami koncertowymi, co jest ryzykowne, szczególnie w przypadku, gdy coś się nie powiedzie. Każdą sytuację warto wziąć pod uwagę. Najczęściej współpraca z takim partnerem zaczyna się od tego, że chcąc sprowadzić konkretną gwiazdę, najłatwiej jest dotrzeć do polskiego dystrybutora jej płyt. Następnie działa naturalny, ale niezbyt profesjonalny mechanizm kontynuacji współpracy, o którym wspomniałem wcześniej.
Bywa i tak, że mamy kumpli w zaprzyjaźnionej, lokalnej agencji koncertowej i „dajemy im zarobić”. Wielu agentów artystów zagranicznych nie uznaje współpracy z tak niedoświadczonymi podmiotami. Efekt? Nawet jeśli coś się uda zorganizować, omija nas ogromna część rynku gwiazd zagranicznych.

Trzecia metoda – stosowana w Polsce dosyć często, ale bez wątpienia najrzadziej – to każdorazowe poszukiwanie właściwego, doświadczonego promotora koncertowego. W tym przypadku mamy do czynienia z kilkoma rodzajami takich podmiotów. Z jednej strony są to agencje specjalizujące się w danym typie gwiazd zagranicznych: didżeje – oddzielnie, muzyka heavy metalowa – oddzielnie, muzyka jazzowa – oddzielnie, muzyka poważna – oddzielnie itd. Z drugiej strony, w Polsce działa kilkunastu uniwersalnych promotorów koncertowych zdolnych do bookingu dowolnych artystów zagranicznych, niezależnie od gatunku i niezależnie od dystrybucji ich repertuaru. Nie znajduję minusów takiego rozwiązania, za to same plusy: kompetencja, bezpieczeństwo i optymalizacja warunków finansowych.
Jak wyselekcjonować przynajmniej kilku najbardziej odpowiednich, polskich promotorów koncertowych? Wg mnie najlepszą metodą weryfikacji jest zapoznanie się z portfolio promotora, czyli z konkretnymi przykładami artystów, których promotor sprowadził do Polski. Jeżeli dany podmiot ma w swoim portfolio poważnych, znanych i wymagających artystów zza granicy, nie ma wielkiego znaczenia, czy akurat wybrani przez nas i klienta artyści znajdują się na takiej liście. Nie warto także takiego przeglądu portfolio traktować w kategoriach konkursu, kto sprowadził większe gwiazdy. Skupiłbym się raczej na precyzyjnej analizie, jakie to były gwiazdy, czy działo się to na przestrzeni wielu lat (nie jest aż tak ważne, kiedy było ostatnie zlecenie, ale czy działo się to np. w ostatnich 5 latach).
Bardzo ważne jest też, czy wśród projektów były zarówno koncerty realizowane dla klientów na zamkniętych eventach (jakie?), jak i wydarzenia biletowane. W przypadku koncertów sprzedawanych bezpośrednio (bilety), ryzyko ponosi promotor. Partnerzy, którzy mieli rozmaite doświadczenia – dadzą nam największą gwarancję dobrej realizacji zlecenia. Wreszcie, posyłając brief, warto dać szansę na kreatywny wybór gwiazd. Promotorzy mogą podpowiedzieć najbardziej optymalny wybór artystów pod konkretny event, pod konkretną datę i pod konkretne miejsce. Nie bójmy się korzystać z wiedzy, doświadczenia i kontaktów fachowców.

Jak zapewne Państwo zauważyliście, zdecydowanie opowiadam się za trzecim rozwiązaniem. Pozwolę sobie teraz podpowiedzieć, czego nie robić i na co zwrócić uwagę, pracując z profesjonalnymi promotorami koncertowymi.

  • Najważniejsza reguła, związana ze specyfiką tego rynku, to – nigdy nie przeprowadzaj konkursu / przetargu, w ramach którego więcej niż jeden podmiot będzie sprawdzać daną gwiazdę. W przypadku artystów, nie tylko muzycznych, agent danej gwiazdy, czasem menadżer, czasem agencja bookująca – jest tylko jedna (jeden). Jeżeli w sprawie tego samego eventu odezwie się do niego więcej niż jeden pytający – jesteśmy na straconej pozycji w negocjacjach wynagrodzenia. Takie działanie jest niekorzystne dla nas i naszego klienta. Cena na pewno wzrośnie. Jeżeli pytający będzie jeden, w dodatku, jeśli będzie to znany im promotor lokalny, szansa na lepsze warunki jest znacznie większa. Jest to jeden z podstawowych powodów, dla których warto pracować z zawodowym pośrednikiem. Fakt, że w ogóle korzystamy z innej agencji, na pozór podnosi koszt projektu. Ale to nie jest prawda. Dzięki współpracy z profesjonalistą, ostateczna cena całego projektu zawsze jest niższa. W każdym innym przypadku, o ile w ogóle uda nam się zrealizować zlecenie, będzie ono droższe.
  • Druga reguła, nigdy nie porównuj cen dostarczonych w ramach wstępnych szacunków promotorów koncertowych. W tym przypadku odsyłam do pierwszego akapitu tego tekstu. Skoro nie ma jednego cennika artystów zagranicznych, skoro ta cena jest wynikiem procesu składania ofert na konkretny event i na konkretną datę – nie ma szans na rzetelne porównywanie wstępnych szacunków cenowych.
  • Trzecia reguła to zrozumienie, że cena za niebiletowany event dla klienta (tzw. corporate event) różni się od koncertu biletowanego dla fanów danego artysty. Nie należy się dziwić, że ceny za corporate event są zawsze wyższe od normalnego koncertu biletowanego.
  • Po czwarte, nie należy porównywać wynagrodzenia artysty, którego przyjazd kontraktowany jest specjalnie dla nas (tzw. one – off), z wynagrodzeniem tego samego artysty, który jest akurat w trasie koncertowej. To są po częstokroć zupełnie inne poziomy finansowe. Nie wynikają jedynie z tego, że dochodzi droższy transport, ale związane jest to z inną kalkulacją danego show. Budżet projektów artystycznych „w trasie” zakłada często niższy poziom honorariów dla muzyków towarzyszących gwieździe, względnie dla pracowników technicznych pracujących w ekipie. Co istotne, są wyjątki od tej reguły – zdarza się, że corporate event ma określony poziom honorariów dla ekipy artysty i bywa, że czynnik „bycia w trasie” nie przynosi oczekiwanych, niższych honorariów.
Grace Jones w Sali Kongresowej Orange Music Fot. Sportografia.pl dla STX Music Solutions / STX Jamboree Event Manager News

Grace Jones w Sali Kongresowej Orange Music Fot. Sportografia.pl dla STX Music Solutions / STX Jamboree

Na koniec, uzupełnię swój stricte ekspercki i obiektywny tekst o własne doświadczenia, wskazując, które modele współpracy z klientem i agencjami reklamowymi były najbardziej efektywne w przypadku sprowadzania gwiazd zagranicznych. Pracując nad koncertami gwiazd zagranicznych w Polsce, zdarzyło mi się realizować zarówno koncerty dla klientów – i zamknięte, i biletowane, jak i typowe biletowane koncerty oraz festiwale, których pomysł był od początku związany z fanami muzyki, a ewentualni sponsorzy byli komunikowani dodatkowo. Ponieważ, wartością dodaną współpracy z niektórymi promotorami koncertowymi mogą być akcje marketingowe, czyli komunikowanie wydarzenia muzycznego (jeśli jest biletowane) wraz z promocją brandu, produktu, usługi czy marki podmiotu finansującego taki projekt. Część z takich promotorów może zagwarantować dodatkowo takie kampanie, i Państwu, i klientowi.

Większość takich projektów realizowałem z Pawłem Kwiatkowskim, z którym od kilkunastu lat z powodzeniem prowadzimy agencję eventową STX Jamboree. W naszym portfolio znalazło się wiele ciekawych wydarzeń „uszytych na miarę” klienta. Ze względu na duże zaufanie, jakim obdarzył nas klient, wyróżniłbym sprowadzenie legendarnej formacji amerykańskiej Kool & The Gang oraz Nigela Kennedy do Szczecina, na dwa zamknięte eventy dla pracowników Grupy Azoty, w grudniu 2015 roku. Wart wspomnienia jest także spektakularny projekt festiwalowy na zlecenie miasta Białystok, między 2010 a 2012 rokiem, kiedy pracowaliśmy na inny, lepszy, pozytywny wizerunek tego miasta. Podczas trzech edycji biletowanych imprez „Pozytywne Wibracje Festival” wystąpiły między innymi takie gwiazdy jak Seal, Angie Stone, Raphael Saadiq, The Brand New Heavies, US3, De Phazz, Dimitri From Paris czy Gabin. Innym dobrym przykładem jest organizacja koncertu wybitnego gitarzysty Al Di Meoli na zlecenie spółki medialnej Agora oraz sprowadzenie wielkiej światowej gwiazdy, australijskiej wokalistki Kylie Minogue i lubianego w Polsce niemieckiego zespołu Scorpions dla Europejskiego Centrum Solidarności.

Natomiast w ramach mojej innej agencji – STX Music Solutions (przez 13 lat działającej jako STX Records), zrealizowałem kilka ciekawych projektów, podczas których harmonijnie i każdorazowo przez wiele lat współpracowałem zarówno z klientami, jak i z agencjami, które na stałe obsługują duże marki. Jednocześnie będąc podwykonawcą innych agencji. Co wcale nie jest takie częste. I tak, podczas 6 lat współpracy, wypromowaliśmy, dziś już wszystkim bardzo dobrze znaną, markę win Carlo Rossi. Promocja związana była z szeregiem imprez muzycznych. Poza organizacją występów rodzimych artystów, zrealizowaliśmy w ramach tego projektu koncerty m.in. zespołów Giulia Y Los Tellarini i No Jazz, a także Frederiki Stahl, Anji Garbarek i didżeja Funkstar De Luxe. W przypadku marki Orange, zadanie dotyczyło komunikowania re-brandingu tej firmy, stąd w ciągu 4 lat sprowadziliśmy do warszawskiej Sali Kongresowej takie gwiazdy jak Macy Gray, Grace Jones, M People i Woody Allen & His New Orleans Jazz Band. Jeżeli wyda się to Państwu interesujące, więcej na temat moich doświadczeń przeczytają Państwo na naszych stronach: www.stxmusic.pl/stanislaw-trzcinski oraz www.stxmusic.pl/portfolio.

Życzę Państwu powodzenia. Koncerty zagranicznych artystów podczas rodzimych eventów nie muszą wiązać się z większym ryzykiem niż dzieje się to np. w przypadku polskich gwiazd. Wszystko zależy od tego, na ile rozumie się specyfikę działania tego fragmentu rynku muzycznego. Niemniej, jak w każdym biznesie, tak i w tym przypadku, na pewno warto mieć szczęście, ale i wiedzę. Szczególnie w kwestii doboru solidnych i doświadczonych partnerów przy tego typu projektach.

Stanisław Trzciński Fot. Sportografia.pl dla STXJamboree Gala Fryderyk 2017 Event Manager NewsStanisław Trzciński
Założyciel i Prezes Zarządu agencji STX Music:Solutions™ (www.stxmusic.pl).
Kreator kultury, promotor koncertowy, producent, doradca, ekspert oraz dziennikarz muzyczny, twórca oraz organizator wielu wydarzeń artystycznych, doktorant i wykładowca Uniwersytetu Humanistyczno-społecznego SWPS w Warszawie na Wydziale Nauk Humanistycznych i Społecznych (Instytut Kulturoznawstwa), współwłaściciel agencji eventowej STX Jamboree. Fot. Sportografia.pl dla STX Jamboree Gala Fryderyk 2017

Udostępnij.

Napisz odpowiedź